Pourquoi et comment utiliser les blogs de projets pour vos projets ?
Les blogs existent depuis longtemps déjà ! À l’ère des médias sociaux et du web 2.0, ils ne sont pas devenus obsolètes. En fait, ils sont complémentaires aux autres outils de médias sociaux. Les blogs vous permettent de publier des nouvelles, des mises à jour et des idées avec les membres de votre équipe, ainsi que d’autres informations, liens et pièces jointes liés à vos projets. Ils fournissent non seulement des informations sur les projets, mais génèrent et encouragent également la discussion, améliorant ainsi la collaboration entre les membres de l’équipe de projet. Lancer un blog pour votre projet est un bon moyen de documenter l’avancement de votre projet, surtout si votre équipe est dispersée. Pour en savoir plus sur les projets et les orchestres, cliquez ici : https://www.independent.co.uk/topic/Orchestra
Les chefs de projet documentent souvent les projets à l’aide de feuilles Excel, de rapports, de présentations PowerPoint qui offrent une vue dispersée, mais un blog de projet peut vous aider à documenter les activités quotidiennes et à immortaliser les défis et la réussite d’un projet de manière cohérente et quotidienne. Ainsi, en fournissant une analyse continue de ce qui s’est réellement passé.
Un membre de l’équipe ayant un flair journalistique ou quelqu’un qui a le don de l’écriture peut faire le travail. L’idée n’est pas d’écrire quelque chose de sophistiqué ou une chronique éditoriale, mais simplement de produire une mise à jour de ce qui s’est réellement passé en termes simples. C’est un bon moyen d’informer la haute direction ou des acteurs éloignés qui sont souvent occupés ou basés dans un autre coin du monde. En d’autres termes, c’est un excellent outil de compte rendu ! En matière de gestion de projet, un blog peut être un outil complémentaire à d’autres outils de collaboration de projet.
Alors, quelles sont les différentes façons dont une équipe de projet peut utiliser un blog ?
Les blogs de projet peuvent être utilisés de nombreuses façons. Par exemple :
Fournir des informations et des points de vue importants sur vos projets
Vous et votre équipe pouvez produire des articles de blog annonçant des nouvelles du projet ou des mises à jour auxquelles les membres de votre équipe peuvent répondre dans des commentaires. Si vous utilisez d’autres outils de communication tels que des sites web ou des bulletins d’information pour fournir des mises à jour officielles et sérieuses, vous pouvez utiliser un blog pour fournir des informations en coulisses, des mises à jour ou l’avancement du projet de manière décontractée.
Les blogs de projet peuvent être utiles pour fournir une vue d’ensemble de l’avancement du projet aux sponsors et à la direction du projet. Le type d’articles publiés sur le blog et le ton des différents commentaires reflèteront la motivation de l’équipe. Si l’équipe est désireuse de publier régulièrement des articles et de les commenter avec enthousiasme, alors vous pouvez supposer que votre projet sera couronné de succès. Dans le cas contraire, vous voudrez peut-être corriger le cours ou insuffler de l’enthousiasme dans vos équipes de projet.
Encouragez la collaboration en l’utilisant comme un forum de discussion sur le projet
Les blogs de projet peuvent être utilisés comme un forum de discussion autour du projet. Par exemple, un blog collaboratif peut être mis en place où les membres de l’équipe peuvent écrire sur leur progression dans les tâches, leurs réalisations et leurs défis. Cela peut encourager les débats et les discussions contribuant aux efforts de collaboration de l’équipe. En d’autres termes, un blog collaboratif peut agir comme un catalyseur pour la collaboration au sein du projet.
Suivre les progrès du projet
Vous pouvez suivre l’évolution de votre projet grâce à des blogs dédiés. Publiez des rapports d’activité quotidiens auxquels votre équipe pourra s’abonner et qu’elle pourra lire. Si vos messages sont bien écrits, les membres de l’équipe pourront suivre l’évolution de certains éléments du projet qui les concernent.
De plus, la tenue de rapports réguliers vous permet de suivre chaque étape du projet. Si quelque chose ne va pas, il est facile de se référer au rapport d’avancement du blog et d’identifier où le problème a commencé. Cela vous permet également de garder un œil sur les schémas qui peuvent se répéter, vous pourriez être en mesure de repérer un problème avant qu’il ne se produise.
Stocker et gérer les connaissances du projet
Un blog est très utile pour la mémoire institutionnelle ou la mémoire de projet. Toute information pertinente pour le projet peut être stockée et maintenue sous forme de blog. Les articles du blog peuvent être archivés et filtrés à l’aide de balises, ce qui facilite le tri et la recherche des bonnes informations lorsque vous ou votre équipe en avez besoin.
En cas de problèmes avec votre projet en cours, vous pouvez vous référer aux blogs de projets précédents ou passés pour en tirer des enseignements afin de résoudre le problème du projet en cours. Un blog de projets passés est un excellent moyen de montrer la réussite de votre projet.
Gérer et prévenir la dérive de la portée des projets
Un blog sur le projet peut vous aider à lutter contre la dérive de la portée. Si quelqu’un a besoin de changements pendant la durée du projet ou si un cadre supérieur, un promoteur de projet ou un client fait une nouvelle demande qui n’avait pas été décidée au départ, demandez-lui de soumettre un billet de blog expliquant ses raisons. Cela présente deux avantages : tout d’abord, la nouvelle demande est détaillée, enregistrée et centralisée sur un outil commun visible par tous. Deuxièmement, les membres de l’équipe et les autres parties prenantes peuvent y répondre par le biais de commentaires. Cela peut conduire à un débat sain sur les raisons d’approuver ou non les nouveaux changements. Ainsi, cela contribue à une prise de décision efficace et transparente.
Vous pouvez utiliser un blog de projet de toutes les manières ci-dessus ou d’une des manières ci-dessus ! N’oubliez pas qu’un blog n’est peut-être pas utile pour tous vos projets, mais il peut l’être pour certains d’entre eux.